6 cosas para dejar de hacer en sus reuniones de rutina

Ya sea que se trate de una sesión semanal de recuperación o un equipo diario, todos tenemos algún tipo de reunión que establezca el tono para la jornada laboral, y es donde necesitamos deslumbrar! Sin embargo, es fácil caer en una rutina, y es posible que esté haciendo algunas cosas que se interpongan en el camino de tener una reunión exitosa y efectiva. Así que aquí hay seis cosas para dejar de hacer durante esas reuniones de rutina, y te encontrarás mucho más comprometido y productivo.

1. Sentado contra la pared

Conoces el ejercicio: te diriges a la sala de conferencias y, aunque hay una mesa de conferencias casi vacía, toma un asiento en la fila de sillas que recubren la pared. Sheryl Sandberg tiene una gran historia sobre el aliento de mujeres a sentarse físicamente en la mesa y señala que a menudo, debido a nuestra elección de asientos, podemos parecer a los espectadores en lugar de los participantes en las reuniones. Si te invitan a una reunión, tienes tantas razones para estar en primera línea como cualquier otra persona.

Entonces, la próxima vez, desafíe a usted mismo para cambiar un poco la tabla de asientos y diríjase directamente a la mesa principal. Te encontrarás aún más comprometido y listo para contribuir!

2. Enumerando solo tus tareas

Su reunión puede ser de muchas maneras diferentes, pero a menudo incluye expresar su lista de proyectos actual y en lo que está trabajando. Cuando sea posible, considere el enfoque cambiante y, en su lugar, contribuya con el impacto de lo que está en su lista de tareas o lo que necesita de otros para completar el proyecto. Estos puntos de discusión son mucho más colaborativos y también hacen el mejor uso del tiempo de los colegas.

En la práctica, esto podría parecer ajustar el resumen normal de su lista de tareas pendientes. En lugar de decir que tiene una reunión mañana con el equipo de marketing, agregue un poco más sobre por qué esto importa y quién está contribuyendo. Puede convertirse en algo como esto: “Mañana Diana y yo nos reunimos para concluir los últimos detalles de la campaña publicitaria. Creemos que podemos ahorrar a la compañía alrededor de $ 5,000 en este proyecto, y nos encantaría que alguien de contabilidad se sienta para contribuir."

3. Pensando a corto plazo

Es fácil quedar atrapado en la manía de la oficina diaria, por lo que a menudo no permitimos el tiempo en nuestra reunión para abordar los problemas a largo plazo. Puede ser tentador agregar una estrategia separada o reuniones de planificación a largo plazo a nuestros calendarios ya completos. En su lugar, vea si hay objetivos más pequeños en los objetivos más grandes que puede romper y abordar durante la reunión semanal (o diaria). Dejar de lado unos minutos para esto hace que los problemas estratégicos sean más procesables y mantiene el impulso en proyectos a largo plazo.

4. Ir sin elementos de acción

Idealmente, las reuniones deben cambiar la forma en que ve su carga de trabajo para el día o qué hay en su lista de objetivos para la semana. Estos cambios no tienen que ser dramáticos, pero una forma en que puede determinar el valor y la productividad de su reunión se va con elementos de acción, pero esto no significa que su lista de tareas pendientes tenga que crecer exponencialmente. Significa que se vuelve creativo con ideas sobre nuevas iniciativas o personas con quienes colaborar.

Si no se encuentra con ningún elemento de acción, tal vez no encuentre valor en las discusiones que ocurren. Trate de participar tanto como sea posible y piense en formas innovadoras de convertir lo que se revisó en acciones específicas para que usted trabaje en.

5. Omitiendo conexiones personales

Cuando estamos ocupados, a veces se siente lo suficientemente difícil llegar a una reunión a tiempo! Así que a menudo nos apresuramos a través del contenido de la reunión y volvemos a nuestros escritorios lo antes posible. Sin embargo, lo que extrañamos es la oportunidad de conectarse personalmente con nuestros colegas. Quizás haga un punto de serpenteado un poco después de que la reunión haya terminado para preguntarle a un colega cómo fue su fin de semana o qué hay en su lista de proyectos. Esto es muy útil en la construcción de una relación! Recuerde, algunas de las conversaciones más productivas ocurren al margen del evento principal.

6. Prolongando innecesariamente

En algún momento, se decidió que una hora era la cantidad mágica de tiempo que la gente necesitaba tener una reunión productiva. No tan! Algunas de las reuniones matutinas más productivas son aquellas que ocurren como "acurrucados" con personas que realmente se unen juntas varias veces a la semana para ponerse al día con lo esencial. Las pautas para un grupo efectivo incluyen comenzar a tiempo, limitarlo a quince minutos y guardar problemas para otras reuniones especificadas. Quizás esto pueda ayudar a su equipo a concentrarse!

Pero si un Huddle diario rápido se siente demasiado audaz para su cultura de oficina, aún podría beneficiarse de afeitarse unos minutos de las reuniones semanales más largas. En lugar de una hora, proponga un límite de tiempo de 45 minutos. Establecer la expectativa de una reunión aún más corta puede ayudar a crear un sentido de urgencia y enfoque que hace que todo el equipo sea más productivo.

¿Cuáles son algunas formas en que mantienes las reuniones productivas para ti??