5 formas de mantener una reunión en camino

Mi peor Espacio de oficina El momento implica sentarse en un cubículo con algunos compañeros de equipo, mientras uno literalmente leía una presentación impresa de PowerPoint. Cuando finalmente miré mi reloj discretamente debajo de la mesa, me di cuenta de que ya estábamos 20 minutos después de nuestro tiempo asignado y, sin embargo, todavía no tenía idea de quién estaba haciendo qué, por cuándo o por qué. Frustrado, recurrí a dos mentores y les hice una sola pregunta: ¿Cómo terminas una reunión a tiempo??

Mi compañero de trabajo me miró con sorpresa y dijo sin rodeos: "Uh, puse mi teléfono sobre la mesa y digo que estamos sin tiempo."Mi colega, por otro lado, asintió con un reconocimiento cansado. "Es difícil interrumpir sin ser grosero", dijo. “Intento notar verbalmente cuando quedan 15 minutos para hacerlo menos incómodo."

Ahora, sin profundizar en las diferencias de género prominentes en sus dos respuestas o en formar mis "Hombres V V. Mujeres en el lugar de trabajo "Soapbox, creo que todos podemos estar de acuerdo en que las reuniones pueden ser formas increíblemente productivas y útiles de colaboración y conversación o la peor pérdida de tiempo. Pero mantener a las personas en el camino y en el reloj, toma un poco de práctica. Aquí hay 5 consejos para terminar con éxito una reunión a tiempo.

1. Cantarse a 30 minutos

Aprendí esta regla general hace años, y aún no me ha fallado. Cuando estés organizando una reunión, date 30 minutos, no más, nada menos. Por qué? Porque la gente casi siempre usará el tiempo que se les da. Si se trata de una reunión de 60 minutos, la gente seguirá hablando fuera de la necesidad de llenar el espacio y, según la suposición de que la conversación "necesita" cada minuto. Esto podría ser cierto, pero es generalmente no.

La belleza de este consejo es que siempre puedes organizar otra reunión. Siempre! En serio, sin embargo, en esa primera media hora descubrirás rápidamente si realmente hacer Necesita más tiempo para hablar o si es mejor que se envíen un correo electrónico más tarde, o eso. Puede descubrir, como lo hice yo, que con un período de tiempo más corto, las personas tienden a ser más eficientes e intencionales. (Yo mismo incluido.) También! Puedes terminar una reunión temprano. Loco, lo sé.

2. Invita a las personas adecuadas

Al principio de mi carrera, me senté en muchos, muchos, muchos reuniones donde me preguntaba por qué estaba allí. Sentí demasiado miedo de hacer esa pregunta en voz alta, por temor a parecer un jugador de equipo mediocre o parecer poco profesional, pero luego noté con qué frecuencia las reuniones parecían arrastrarse porque demasiadas personas estaban en silencio o una persona parecía estar dominando el diálogo.

La gente te invitará a reuniones para "mantenerte en bucle", pero eso no significa que tengas que asistir. Si no está agregando valor, no debería estar en la tabla.

Finalmente comencé a hacer la misma pregunta de una manera diferente: ¿cuál es mi papel en esta reunión?? Y ayudó, inmensamente. Al menos un tercio del tiempo, la otra persona hizo una pausa, ladeó su cabeza hacia un lado y dijo: "¿Sabes qué? Realmente puedes omitirlo. Estamos bien."Los otros dos tercios de la época, recibí claridad sobre cómo podría contribuir a la conversación, lo que hizo que la reunión fuera mucho mejor.

Diré esto lenta pero enfáticamente: la gente te invitará a reuniones para "ser amable" o para "mantenerte en bucle", pero eso no significa que tengas que asistir. Mi teoría es que si no estás agregando valor, no deberías estar en la tabla; Si parece una pérdida de tiempo, probablemente lo sea, y tiene permiso para rechazar. Esto es cierto para cada persona en una reunión, ya sea que sea el invitador o el invitado: si le pide a las personas adecuadas que estén presentes y participen, entonces las posibilidades de diálogo productivo y a punto son infinitamente más altas.

Fuente: @rebeccataylornyc

3. Siempre solicite una agenda 

No puedo decir a cuántas reuniones he asistido con descripciones vagas como "discutir el plan de comunicación" y "ideas de contenido de lluvia de ideas" sin agenda para abordar. Efectivamente, más adelante, ha habido bastante hablar con muy poca salida útil. Estas reuniones sin dirección se inclinan a ser los peores delincuentes en términos de gestión del tiempo.

Lo complicado de las reuniones en general es que con frecuencia son para haciendo o planificación. Es importante saber en qué tipo se cae el tuyo, por lo que puede prepararse en consecuencia. Sin una agenda para una reunión de lluvia de ideas, por ejemplo, las personas probablemente aparecerán asumiendo que el tiempo se dedicará a hablar sobre ideas, no necesariamente presentando las que ya han inventado.

No necesariamente tiene que enumerar cada detalle, y a veces no tiene sentido llegar demasiado lejos en las malas hierbas, pero al menos tómese el tiempo para considerar un contorno suelto para guiar al grupo. Proporcionar una agenda, o leerla de antemano, crea una conciencia que ayuda a todos a priorizar objetivos y resultados para ese intercambio particular.

4. Saber quién está haciendo qué y cuándo

En cada reunión e interacción en un proyecto, haga una pausa y tómese un momento para identificar algunos detalles clave: quién es responsable de lo que? ¿Cuáles son los objetivos del trabajo que se realiza?? ¿Qué tipo de plazo establece el ritmo?? Quien esta tomando notas? Etcétera.

Sea específico sobre cómo mover los proyectos hacia adelante, incluso en medio de la conversación. Es realmente fácil para las personas avanzar a toda velocidad sin responder estas preguntas simples, y parte de ser un líder significa ser el que aclare cuando sea necesario y ayude a mantener a todos, incluso a sí mismo.

5. Designar un facilitador

En esa misma nota, ¿alguna vez has estado en una reunión donde la conversación parece rodear y alrededor para ... en ninguna parte? Yo también. Puede ser útil elegir a alguien para facilitar los comentarios, lo que puede ser un papel tan simple como prestar atención al ritmo y las cadencias de las interacciones. Si usted es el facilitador, funcionará así: nota que alguien en su equipo siempre permanece en silencio, por lo que solicita su opinión; Del mismo modo, si los colegas se cortan o se interrumpen, los retrocede para ayudar a hacer espacio para su punto de vista.

Sobre todo, ten cuidado para conocer ninjas. No te rías, lo digo en serio. Estos son reales, y los conoces: el tipo agrietando chistes constantes en voz baja, la niña cotilleando sobre su fin de semana, el jefe quejándose de los plazos locos, el gerente abarca cada dos segundos con una opinión. Conocer ninjas son técnicamente inofensivos, considerando que a menudo son personas fuertes opinionadas que están ansiosas por agregar sus dos centavos sobre, bueno, todo. Sin embargo, piratearán al 100% su agenda cuidadosa para su propio beneficio si no tiene cuidado, lo que resulta en un tiempo precioso perdido sobre temas de conversación que no son una prioridad.

La buena noticia es que puedes interrumpir cortésmente con frases como, "Me encantaría traer al grupo de vuelta a ..." o "Estamos un poco fuera de rastro, pero parece que hemos acordado ..." o " Lo que escucho es que hay un problema con respecto a xyz."Si hay spin-off prevalentes, entonces esos temas no son tangentes, son cosas que se abordarán en otro momento.

La línea de fondo? No tengas miedo de establecer pautas sobre cómo respetar el tiempo de todos.

Tu turno: ¿Cuál es la peor reunión que has experimentado?? ¿Cómo se mantiene las reuniones en camino y a tiempo??